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El coworking; preguntas y respuestas

El coworking; preguntas y respuestas

¿Qué es el coworking?

El coworking consiste, literalmente, en trabajar en compañía de otros profesionales con los que no se guarda necesariamente ninguna relación, en espacios abiertos y flexibles, dotados de una infraestructura y servicios comunes, normalmente gestionados o mantenidos por una empresa u organización.

Se basa en la filosofía de que, por muy distantes que puedan ser dos personas en su línea de negocio o especialidad profesional, trabajarán mejor si lo hacen juntas que si lo hacen por separado, siempre y cuando sean personas que hagan suya y disfruten de la flexibilidad en el espacio de trabajo.

¿Dónde nació el coworking?

Aunque existen diferentes personas en el mundo que se atribuyen la creación del término “coworking”, literalmente traducido del inglés como “trabajar en compañía”, se podría decir que esta filosofía empezó a institucionalizarse en EE.UU., allá por el año 2005. Algunas start-up de San Francisco decidían agruparse y trabajar bajo un mismo techo, compartiendo gastos pero, sobre todo, compartiendo ideas y conocimiento.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del coworking?

Como todo en la vida, la respuesta a esta pregunta depende mucho del prisma desde el que pretendas responderla. Si eres un trabajador autónomo, sientes cierto aislamiento trabajando por tu cuenta y necesitas espacio a un coste reducido, el coworking es la solución a todos tus problemas.

Este tipo de espacios son además una excelente forma de conocer a otros profesionales en una situación parecida a la tuya, pertenezcan o no a tu sector o mercado. Se suele decir que los espacios de coworking son un hervidero de ideas, precisamente por la heterogeneidad de los que los ocupan.

Las desventajas son pocas, teniendo en cuenta que existe una “mega-tendencia” hacia la economía colaborativa, de la que las oficinas no están exentas. Ahora bien, sí es cierto que, para organizaciones más rígidas o convencionales, en las que la marca, la personalización y la jerarquización del espacio es importante, el coworking no es la solución más adecuada.

¿Cómo de grande es el mercado y cuál es su crecimiento futuro?

Según un estudio reciente en la materia, se estima que existen cerca de 8.000 centros de coworking en todo el mundo. Pueden parecer pocos, pero el número de centros crece a ritmos del 40% anual, muestra evidente de que existe una concentración muy baja de operadores. Aproximadamente 500.000 personas en todo el mundo trabajan en espacios de coworking.

¿Influye el coworking en el diseño de las oficinas?

Definitivamente sí y, si te detienes a pensarlo, dicha influencia ya está muy presente en el mundo de las oficinas. En una época no tan lejana, los cargos directivos de las compañías ocupaban todos su despacho y el resto de los mortales se atrincheraba en cubículos.

Hoy día los espacios son en general más abiertos, con menos despachos cerrados y más zonas abiertas y comunes. Esto se hace en las compañías para, precisamente, evitar el aislamiento, fomentar el trabajo en equipo, incrementar el “cross-selling” y mejorar en términos de productividad; todo esto es atribuible a la influencia del coworking.

¿Qué tipo de empresas o sectores son más favorables al coworking?

El coworking brilla especialmente en los, países o zonas con alta concentración de start-ups, particularmente en sectores de la rama creativa o digital. Ello es debido a que las empresas que han nacido al calor de internet, son más favorables a métodos de trabajo colaborativos y multidisciplinares, debido precisamente a su juventud. Sus estructuras son menos rígidas y por ende se adaptan muy bien a este tipo de espacios informales.

¿Qué diferencia existe entre un centro de negocios y un espacio de coworking?

La diferencia fundamental reside en la colaboración; la empresa que se instala en un centro de negocios no precisa necesariamente de interactuar o colaborar con otros clientes del centro, el cual permite alquilar espacios independientes y, hasta cierto punto, personalizables.

Ahora bien, dado el crecimiento de la tendencia del coworking, muchos centros de negocios están incorporando esta filosofía a su modelo de negocio, ofreciendo a sus clientes espacios abiertos y diseñados para el trabajo en equipo…aunque sea con desconocidos.

¿Y tú? ¿Eres de coworking o trabajas en una oficina convencional?

La negociación del contrato de arrendamiento; consideraciones finales

Hoy vamos a cerrar nuestra particular trilogía sobre la negociación del contrato de arrendamiento, en la esperanza de haber cubierto las partes más importantes del mismo y que esto te sirva en el futuro cuando te sientes a una mesa a negociar el alquiler de tu nueva oficina o local.

En un primer post te explicamos cómo abordar la negociación del contrato de arrendamiento y que ésta comienza desde el mismo momento en que pones pie en el primer inmueble que visitas. Comentamos sobre la importancia de no centrarse solamente en el precio y sobre cómo hay que negociar todas las cláusulas del contrato de arrendamiento en su conjunto.

En la segunda entrada relativa a la negociación de contrato profundizamos en algunas de sus cláusulas más relevantes, tales como el precio, su actualización o la duración del acuerdo.

Hoy terminaremos nuestra exposición sobre esta materia ahondando en otras cláusulas que, por unos motivos o por otros, no suelen formar parte de las negociaciones verbales preliminares de un inmueble y que a veces incluso “sorprenden” a los arrendatarios. Son cláusulas contenidas en casi todos los contratos pero que sólo afloran cuando se intercambia una primera versión escrita del documento.

Gastos de comunidad

Los gastos de comunidad sí se habrán mencionado durante las visitas y reuniones previas que hayas mantenido con el propietario de la oficina o local comercial pero, en muchas ocasiones, sólo se informa de una cifra “aproximada”. El motivo de ello es que los gastos de comunidad pueden variar año a año porque dependen del presupuesto de mantenimiento y conservación del edificio al que tu oficina o local pertenece. Dependiendo de cómo varían los gastos de jardinería o limpieza o de si se invierte más dinero en la prevención y extinción de incendios, esta partida puede variar significativamente.

Nuestra recomendación es que cuando se te presente en el contrato de arrendamiento una cifra cerrada para los gastos de comunidad, pidas una copia del presupuesto de los gastos generales, así como una explicación sobre cómo se le imputan los gastos a la unidad que tú alquilas. Deberías pagar gastos de comunidad proporcionalmente a la superficie que alquilas.

Conservación y mantenimiento

A la vista del presupuesto de gastos generales que solicites y en atención a nuestro punto anterior, podrás comprobar qué gastos son responsabilidad del propietario y de cuáles eres responsable tú. La conservación y el mantenimiento de las zonas comunes del inmueble no suelen ser fuente de conflicto porque está muy claro que lo que no se encuentra “de puertas hacia afuera” de tu unidad, es una responsabilidad común de todos los arrendatarios.

Ahora bien, ¿qué sucede con la iluminación interior de tu oficina? ¿Y con las unidades de aire-acondicionado? ¿La calefacción es central para el edificio o individual para tu oficina o local?

En esta cláusula debe quedar muy clara la responsabilidad de conservación y mantenimiento de cada una de las partes firmantes del contrato de arrendamiento, para no llevar a equívocos en el futuro.

Entrega y devolución

Muy unida a la cláusula anterior encontramos la relativa a entrega y devolución de la oficina o local. Tan unida que en muchas ocasiones ambas cláusulas se agrupan en una solamente. En cualquiera de los casos, el texto reflejado suele parecerse mucho al siguiente: “el arrendatario deberá hacer un uso responsable del inmueble, obligándose a mantenerlo y conservarlo en buen estado y devolviéndolo a la finalización del arrendamiento en el mismo estado en que se le entregó, sin tener en cuenta su desgaste normal por el uso o por el tiempo”.

El texto está bastante claro pero, pasados los cinco años de un arrendamiento (por ejemplo), ¿quién se acuerda del estado en que se entregó un inmueble?

Esto se soluciona incorporando al contrato de arrendamiento un “acta de entrega”, que suele contener un inventario de los muebles, enseres e instalaciones que se alquilan junto con el inmueble y que ha de acompañarse con testimonio fotográfico del estado de entrega. De este modo no puede haber diferencias de opinión futuras.

Obras

Queda claro que deberás devolver la oficina o local en el estado en que te fue entregado. Ahora bien, ¿qué sucede si quieres hacer obras de adecuación para adaptar el inmueble a tus necesidades específicas?

En la cláusula de obras del contrato de arrendamiento se especificarán los derechos y obligaciones de cada una de las partes en relación a las obras. Si éstas son menores (por ejemplo, instalar mamparas de división), lo más probable es que no se te exija obtener el consentimiento previo del propietario pero si el alcance es mayor (por ejemplo, instalar un baño adicional), es muy posible que necesites el visto bueno del arrendador.

En ningún caso se te permitirá modificar o alterar elementos estructurales del inmueble y en prácticamente todos los casos, se te exigirá que “deshagas” las obras realizadas y devuelvas el inmueble a su estado original, salvo que el propietario decida lo contrario.

Fianza

Entendida como la fianza legal que se les obliga a los arrendatarios. Su cantidad puede variar dependiendo del país en que te encuentres (en España equivale a dos mensualidades de renta para inmuebles comerciales) pero es una cláusula innegociable. El dinero que entregas al propietario es una garantía frente a desperfectos que ocasiones en el inmueble y te será devuelto a la finalización del contrato de arrendamiento.

Garantías adicionales

Las garantías adicionales son muchas veces una fuente de conflicto porque su exigencia es a menudo discrecional. Se materializan en forma de aval, depósito o garantía bancaria y el importe exigido dependerá mucho del país o mercado. En España, por ejemplo, es habitual que te exijan un aval equivalente a seis mensualidades de renta.

Cesión y subarriendo

Te la explicamos en último lugar pero ciertamente es una cláusula muy importante, debido a que si consigues que el propietario te autorice la cesión o el subarriendo del contrato de arrendamiento, dispondrás de un “plan B” en el caso de que las circunstancias de tu negocio cambien. Imagina que de repente necesitas una oficina más grande pero que todavía restan varios años en tu contrato actual o, al contrario; pongamos el caso de que necesitas reducir el espacio que ocupas y quisieras subarrendar una parte del inmueble (o todo). Podría ser también que encontraras una empresa dispuesta a asumir tu posición de arrendatario en el contrato y así poder desentenderte completamente mediante la cesión del arrendamiento.

La regulación de cada país impone diferentes limitaciones a la cesión y el subarrendamiento y, lamentablemente, los propietarios acostumbran a exigir que los inquilinos renuncien por escrito a sus derechos en este sentido. A pesar de ello, es bueno que uses esta cláusula como un elemento negociador adicional y que, si en efecto renuncias a este derecho, intentes conseguir algo a cambio.

Damos pues por cerrado este capítulo dedicado a la negociación del contrato de arrendamiento. Nuestro objetivo ha sido darte a conocer las diferentes variables y elementos negociables, para que no te centres solamente en el precio del alquiler; existen otros aspectos a considerar y es vital negociar todo en su conjunto.

¿Se te ocurre algún aspecto adicional digno de mención?

¿Qué tamaño de oficina necesito?

Puede parecer una pregunta obvia pero, ¿sabes qué tamaño de oficina necesitas?

Estamos suponiendo que te enfrentas a la búsqueda de nuevo emplazamiento para tu empresa y queremos por ello plantearte esta primera gran cuestión.

Una segunda pregunta que podría ayudar a responder a la primera es la siguiente; ¿qué tamaño de oficina ocupa tu empresa actualmente? Quizá ni lo sepas. Vamos a suponer también que vuestra ocupación actual se sustenta en un contrato de arrendamiento y queremos entender que habrás consultado ya dicho contrato para comprobar la superficie que ocupáis hoy día.

En el documento (si has conseguido localizarlo) habrás confirmado que la superficie construida es de 500m2 (por ejemplo), por lo que éste es el tamaño de oficina que vas a emplear como punto de partida en la nueva búsqueda; ¿correcto?

Lamentamos decirte que no. No es correcto. 500m2 te pueden servir como orientación, pero el tamaño de oficina a ocupar cuando os trasladéis es un tema que se debe debatir internamente con todas las personas y/o departamentos implicados, antes de salir en su busca.

El tamaño de oficina a debate

Hay tres grandes debates o cuestiones que se deben abordar en relación al tamaño de oficina.

1.- Sobre los metros cuadrados construidos

Para empezar, ¿eres consciente de qué representa esa cifra de 500m2 que ocupáis actualmente? Lo más normal es que dicho número haga referencia a los metros cuadrados construidos que estáis alquilando a vuestro actual arrendador y, aunque quizá no lo creas, esto no significa que la moqueta (o el suelo “pisable”) de vuestra oficina sea de 500m2. Es de hecho más probable que la moqueta tenga sólo una superficie de 350m2 o 375m2.

¿Pero cómo es posible? ¿Os han estado cobrando de más? ¿Dónde están los restantes metros cuadrados hasta los 500 por los que tu empresa paga alquiler?

La respuesta es sencilla y no implica que el propietario de vuestra oficina os haya estado engañando. La superficie construida incluye la parte proporcional de zonas comunes del inmueble que os corresponde en función de esos 500m2 que ocupáis. Esto quiere decir que también pagáis alquiler por la entrada en planta baja, las zonas comunes, la cubierta, etc.

Los edificios son muy dispares entre sí y unos pueden ser mucho más eficientes que otros. Los hay con zonas comunes muy grandes en términos relativos y los hay más eficientes, con zonas comunes más pequeñas. Dependiendo de ello, se requerirán más o menos metros cuadrados construidos para llegar al tamaño de oficina real que necesitáis.

2.- Sobre los RR.HH.

Teniendo en cuenta que un arrendamiento nuevo lo será normalmente por tres (o cinco) años adicionales, hay que preguntar a la dirección o al departamento de recursos humanos por los posibles cambios que pueda sufrir la plantilla en el medio y largo plazo. ¿La empresa va a crecer? ¿Hay previstos despidos? Algunas de estas preguntas pueden ser incómodas pero sería un desastre alquilar una oficina durante tres años y que ésta se quedara pequeña (o grande) al cabo de seis meses.

3.- Sobre las nuevas formas de trabajo

Dependiendo de la filosofía de tu empresa y de la tipología del trabajo que se realiza en ella, el tamaño de oficina puede variar mucho. Hoy en día se tiende hacia distribuciones más diáfanas y abiertas, con estructuras horizontales en las que no existe una jerarquía definida por el espacio que se ocupa. Los despachos empiezan a desaparecer y los sustituyen zonas comunes (más o menos formales) de reunión, comunicación y distensión.

Puede que tu empresa sea un despacho de abogados, en el que los despachos (por su discreción y confidencialidad) son imperativos pero si éstos no cumplen una función más allá del “estatus”, hay que debatir si se mantienen  o no, por mucho que se resistan algunos.

Llevado al extremo, hay empresas que recurren a las “sillas calientes” o “hot-desking”, que consiste básicamente en ocupar el asiento que haya libre. Este sistema se emplea en empresas con mucha fuerza comercial y cuyas mesas pasan desocupadas la mayor parte del día; ¿qué sentido tiene pagar alquiler para dar cabida a cincuenta empleados si treinta de ellos casi nunca vienen a la oficina? ¿Es costo-efectivo que cada uno tenga su propia mesa? Quizá sea suficiente una oficina significativamente más pequeña y con menos puestos.

Otra tendencia en las nuevas formas de trabajo es el la posibilidad de trabajar desde casa; ¿necesita todo el mundo invertir hora y media de transporte diario para sentarse frente a la pantalla de un ordenador de la oficina, pudiendo hacerlo desde casa? La híper-conectividad de la era en la que vivimos nos permite acceder a los servicios de Internet y teléfono de la empresa desde cualquier parte; ¿por qué vamos a la oficina?

Éstas son las tres grandes cuestiones que hay que abordar antes siquiera de descolgar el teléfono y empezar a buscar oficina. Hacer todas las preguntas que sugerimos y abrir “La Caja de Pandora” en cuestiones de RR.HH. puede suponer un reto, pero te garantizamos que ahorrará mucho tiempo y disgustos futuros.

Para terminar, te dejamos con la fórmula mágica que emplean los profesionales del sector de las oficinas para calcular el tamaño de oficina objetivo: multiplicar el número de empleados por diez. 50 empleados x 10 = 500 m2. Es una regla sencilla y aproximada, y que te servirá como punto de partida para cuando vayas a sentarte con tu jefe/a para preguntar si está dispuesto/a a renunciar a su despacho…

Hasta la próxima, y suerte.