Información sobre cómo buscar oficina para tu empresa

Ferias inmobiliarias en España para el año 2016

El sector inmobiliario es en la actualidad uno de los más importantes en España, con tendencias en aumento. Precisamente para dar a conocer las numerosas opciones que salen en el mercado existen distintas ferias inmobiliarias como el SIMA en Madrid.

Ferias internacionales del sector inmobiliario

– SIMA. Del 21 al 23 de octubre, el Salón inmobiliario internacional de Madrid abre sus puertas en el Ifema Feria de Madrid. Esta feria internacional es una de las más importantes en nuestro país y ofrece una gran variedad de opciones de vivienda nueva y de segunda mano. También cuenta con ofertas no residenciales, de ámbito industrial, comercial, oficinas y locales, así como naves y adquisición de suelo. En cuanto a los servicios, ofrece información sobre financiación, certificados energéticos, interiorismo, reformas o valoración de inmuebles.

– FIVA, feria inmobiliaria de Valladolid 2016. Es otro evento ineludible para el sector inmobiliario de este año, y los interesados pueden visitarla entre los días 7 y 9 de octubre. Aquí, tanto profesionales como particulares pueden conocer a los grandes referentes del sector y descubrir las numerosas oportunidades de financiación e inversión en productos y servicios inmobiliarios de todos los tipos. Abarca, además de las viviendas, locales comerciales, parkings, oficinas…

– Salón Inmobiliario de Barcelona o Barcelona Meeting Point 2016. Se celebra entre los días 19 y 23 de octubre en Fira Barcelona, Montjuic. En este encuentro anual se dan cita los promotores inmobiliarios, entidades financieras, constructoras, arquitectos, ingenieros… más importantes del país. El objetivo principal es dar a conocer los grandes proyectos inmobiliarios, pero también podremos encontrar entidades que ofrecen financiación para invertir en distintos proyectos ya concluidos.

– SIMed Málaga. El Palacio de Ferias y Congresos de Málaga celebra entre el 11 y el 13 de noviembre su Salón inmobiliario del Mediterráneo para reducir el stock de viviendas de la zona de la Costa del Sol y Málaga, por lo que ofrece grandes oportunidades en el sector. Entre las opciones que incluye están, además de inmobiliarias, viviendas de primera y segunda mano, estudios o lofts y también oficinas, solares y locales comerciales de todos los tipos para el desarrollo de actividades profesionales.

– Feria de la vivienda y la decoración de Aragón. Este Salón Inmobiliario organizado entre el 11 y el 13 de noviembre en la Feria de Zaragoza es el mayor evento inmobiliario de todo Aragón. Aquí se puede acceder a todo tipo de opciones del sector donde se incluyen desde viviendas, pasando por naves industriales, hasta inmuebles destinados a empresas y oficinas.

Estas son solo algunas de las citas ineludibles para los profesionales y particulares que quieran conocer lo último en el sector inmobiliario en España. Una oportunidad de oro para adquirir las mejores ofertas con una financiación irrepetible.

Tipos de oficinas en función de la empresa

Las oficinas son el lugar de trabajo donde se suele pasar la mayor parte del tiempo. Por este motivo y porque, muchas veces la sede de las oficinas también es la carta de presentación de la empresa, cada oficina debe estar adecuada a las necesidades de la actividad de la compañía.

No todas las oficinas ni su disposición sirven para todas las actividades. No requieren el mismo tipo de espacio un despacho de abogados y una agencia de publicidad, por ejemplo. La forma en que desarrollan su actividad no se parece y las necesidades a cubrir son muy diferentes.

Así pues, a la hora de elegir oficina o de diseñar el espacio, hay que tener muy clara cuál sería la mejor disposición para que nuestra actividad se desarrolle perfectamente. Actualmente las fórmulas más comunes son:

Oficinas abiertas: se trata de instalar la oficina en espacios abiertos, sin tabiques ni barreras visuales, para que los empleados puedan ver más allá de lo que tienen en frente, dando además una sensación de amplitud. Las profesiones más creativas suelen decantarse por este tipo de espacios ya que les da la posibilidad de poner las ideas de forma conjunta siempre, son espacios en los que no hay barreras para comunicarse y compartir el trabajo.

Oficinas cerradas: en este tipo de oficinas, los empleados disponen quizás de más privacidad. Es necesario para algunos trabajos en los que se utilice constantemente el teléfono y se necesite un poco más de intimidad o menos sonido de ambiente. Son las oficinas perfectas para aquellas profesiones donde se trate información más confidencial, como pueda ser un despacho de abogados, gabinetes psicológicos, o consultas médicas.

Oficinas modernas: son una tendencia que está cada vez más en auge y cuyo diseño han puesto de moda compañías tan importantes como Google o Airbnb. Son espacios en los que, aparte de trabajar, también se pueden realizar otras actividades gracias a algunos de los elementos de los que se dispone. Además, existen salas de todo tipo en las que poder descansar o tener reuniones menos convencionales. Muy útiles estos espacios para aquellas empresas que necesiten que los trabajadores estén largas jornadas y también para aquellas profesiones que requieran una altísima concentración durante unas horas, con la consecuente necesidad de esparcimiento tras el esfuerzo.

Estos son algunos de los tipos de oficinas y tendencias más comunes y también algunos de los factores que han de considerarse a la hora de instalar una oficina, para posteriormente y cuando finalice la instalación sea adecuado al tipo de empresa del que se trate.

¿Qué tamaño de oficina necesito?

Puede parecer una pregunta obvia pero, ¿sabes qué tamaño de oficina necesitas?

Estamos suponiendo que te enfrentas a la búsqueda de nuevo emplazamiento para tu empresa y queremos por ello plantearte esta primera gran cuestión.

Una segunda pregunta que podría ayudar a responder a la primera es la siguiente; ¿qué tamaño de oficina ocupa tu empresa actualmente? Quizá ni lo sepas. Vamos a suponer también que vuestra ocupación actual se sustenta en un contrato de arrendamiento y queremos entender que habrás consultado ya dicho contrato para comprobar la superficie que ocupáis hoy día.

En el documento (si has conseguido localizarlo) habrás confirmado que la superficie construida es de 500m2 (por ejemplo), por lo que éste es el tamaño de oficina que vas a emplear como punto de partida en la nueva búsqueda; ¿correcto?

Lamentamos decirte que no. No es correcto. 500m2 te pueden servir como orientación, pero el tamaño de oficina a ocupar cuando os trasladéis es un tema que se debe debatir internamente con todas las personas y/o departamentos implicados, antes de salir en su busca.

El tamaño de oficina a debate

Hay tres grandes debates o cuestiones que se deben abordar en relación al tamaño de oficina.

1.- Sobre los metros cuadrados construidos

Para empezar, ¿eres consciente de qué representa esa cifra de 500m2 que ocupáis actualmente? Lo más normal es que dicho número haga referencia a los metros cuadrados construidos que estáis alquilando a vuestro actual arrendador y, aunque quizá no lo creas, esto no significa que la moqueta (o el suelo “pisable”) de vuestra oficina sea de 500m2. Es de hecho más probable que la moqueta tenga sólo una superficie de 350m2 o 375m2.

¿Pero cómo es posible? ¿Os han estado cobrando de más? ¿Dónde están los restantes metros cuadrados hasta los 500 por los que tu empresa paga alquiler?

La respuesta es sencilla y no implica que el propietario de vuestra oficina os haya estado engañando. La superficie construida incluye la parte proporcional de zonas comunes del inmueble que os corresponde en función de esos 500m2 que ocupáis. Esto quiere decir que también pagáis alquiler por la entrada en planta baja, las zonas comunes, la cubierta, etc.

Los edificios son muy dispares entre sí y unos pueden ser mucho más eficientes que otros. Los hay con zonas comunes muy grandes en términos relativos y los hay más eficientes, con zonas comunes más pequeñas. Dependiendo de ello, se requerirán más o menos metros cuadrados construidos para llegar al tamaño de oficina real que necesitáis.

2.- Sobre los RR.HH.

Teniendo en cuenta que un arrendamiento nuevo lo será normalmente por tres (o cinco) años adicionales, hay que preguntar a la dirección o al departamento de recursos humanos por los posibles cambios que pueda sufrir la plantilla en el medio y largo plazo. ¿La empresa va a crecer? ¿Hay previstos despidos? Algunas de estas preguntas pueden ser incómodas pero sería un desastre alquilar una oficina durante tres años y que ésta se quedara pequeña (o grande) al cabo de seis meses.

3.- Sobre las nuevas formas de trabajo

Dependiendo de la filosofía de tu empresa y de la tipología del trabajo que se realiza en ella, el tamaño de oficina puede variar mucho. Hoy en día se tiende hacia distribuciones más diáfanas y abiertas, con estructuras horizontales en las que no existe una jerarquía definida por el espacio que se ocupa. Los despachos empiezan a desaparecer y los sustituyen zonas comunes (más o menos formales) de reunión, comunicación y distensión.

Puede que tu empresa sea un despacho de abogados, en el que los despachos (por su discreción y confidencialidad) son imperativos pero si éstos no cumplen una función más allá del “estatus”, hay que debatir si se mantienen  o no, por mucho que se resistan algunos.

Llevado al extremo, hay empresas que recurren a las “sillas calientes” o “hot-desking”, que consiste básicamente en ocupar el asiento que haya libre. Este sistema se emplea en empresas con mucha fuerza comercial y cuyas mesas pasan desocupadas la mayor parte del día; ¿qué sentido tiene pagar alquiler para dar cabida a cincuenta empleados si treinta de ellos casi nunca vienen a la oficina? ¿Es costo-efectivo que cada uno tenga su propia mesa? Quizá sea suficiente una oficina significativamente más pequeña y con menos puestos.

Otra tendencia en las nuevas formas de trabajo es el la posibilidad de trabajar desde casa; ¿necesita todo el mundo invertir hora y media de transporte diario para sentarse frente a la pantalla de un ordenador de la oficina, pudiendo hacerlo desde casa? La híper-conectividad de la era en la que vivimos nos permite acceder a los servicios de Internet y teléfono de la empresa desde cualquier parte; ¿por qué vamos a la oficina?

Éstas son las tres grandes cuestiones que hay que abordar antes siquiera de descolgar el teléfono y empezar a buscar oficina. Hacer todas las preguntas que sugerimos y abrir “La Caja de Pandora” en cuestiones de RR.HH. puede suponer un reto, pero te garantizamos que ahorrará mucho tiempo y disgustos futuros.

Para terminar, te dejamos con la fórmula mágica que emplean los profesionales del sector de las oficinas para calcular el tamaño de oficina objetivo: multiplicar el número de empleados por diez. 50 empleados x 10 = 500 m2. Es una regla sencilla y aproximada, y que te servirá como punto de partida para cuando vayas a sentarte con tu jefe/a para preguntar si está dispuesto/a a renunciar a su despacho…

Hasta la próxima, y suerte.

oficina disponible para el alquiler

Buscar una oficina; ¿por dónde empiezo?

Si estás leyendo estas líneas es posiblemente porque te enfrentas a la tarea de no solamente buscar, sino de encontrar una oficina para tu empresa o negocio. Es todavía más posible que nunca hayas tenido que hacer algo semejante y que no conozcas en absoluto cómo funciona el mundo de las oficinas. Si esto es así, estás de enhorabuena; el propósito de este post es darte algunos consejos preliminares sobre cómo buscar una oficina, tanto si lo haces en una gran capital como Madrid o Barcelona como si buscas en ciudades más pequeñas.

 

Consejos para buscar una oficina; empezar la casa por el tejado

1.- Antes de lanzarte a la búsqueda, es vital hacer un análisis previo de las necesidades de tu compañía. ¿Qué superficie se necesita? ¿Cuál es la zona de búsqueda? ¿De qué presupuesto se dispone? ¿En alquiler o venta? ¿Se requieren despachos o son preferibles superficies diáfanas? ¿Cuántas plazas de aparcamiento serán necesarias? ¿Existe algún otro requerimiento específico a tu empresa y que puede condicionar la búsqueda? ¿Es importante estar cerca de núcleos de comunicación y transporte?

Todas estas preguntas han de responderse antes de lanzarse a buscar una oficina y hechas las consultas pertinentes con el personal y dirección de la empresa. Un traslado puede llegar a ser fuente de quejas y descontento por lo que es preferible involucrar a todas las partes interesadas.

2.- Es una continuación del punto anterior pero merece tratamiento independiente; ¿se ha hecho una auditoría de espacios? ¿Realmente sabemos cuántos metros cuadrados necesitamos? Lamentablemente es muy habitual que cuando una empresa ha decidido ya la oficina que quiere, después de varias semanas (o meses) de búsqueda y negociación con el propietario de la misma, darse cuenta de que es demasiado pequeña para sus necesidades.

Como regla informal de cálculo, serán necesarios diez metros cuadrados por persona; emplea esta cifra como punto de partida para la búsqueda pero ten en cuenta que dependiendo de la tipología y distribución de cada inmueble (entre otros muchos factores), las necesidades de superficie pueden variar significativamente.

3.-  Realiza una búsqueda previa en Internet. En los últimos años se han implantado los buscadores inmobiliarios y éstos son valiosísimos, no solamente para la búsqueda de vivienda. Existen buscadores especializados en el sector de las oficinas y son de consulta obligada si quieres empezar a buscar una oficina y a conocer disponibilidades por zonas, precios, tendencias, etc.

4.- Pregunta en tu actual edificio; ¿tu empresa se quiere cambiar por un motivo de precio? ¿La única razón por la que se plantea un traslado es que han cambiado las necesidades de espacio? Quizá haya en tu mismo edificio una oficina más adecuada a las nuevas necesidades de tu empresa. Si el edificio es de un único propietario, puede que sea posible negociar unas mejores condiciones o que existan oficinas más grandes o pequeñas disponibles.

Los conserjes de los edificios de oficinas suelen disponer de mucha información, tanto de su edificio como de los edificios colindantes; habla con el conserje de tu edificio para conocer los “secretos” del inmueble y las posibles disponibilidades futuras.

5.- Lleva siempre contigo una pequeña libreta para anotar. Desde el momento en el que empieces a buscar una oficina, has de estar pendiente a los carteles y anuncios que veas por la calle de “Oficina Disponible”. Una alternativa es hacer una foto del cartel con tu teléfono, siempre y cuando seas capaz de recordar después dónde realizaste la foto. En cualquiera de los casos, es bueno que tengas una forma fácil y rápida de apuntar un número y una dirección.

6.- Valora la idoneidad de confiar en un profesional para buscar una oficina. Abordaremos este asunto en profundidad más adelante pero has de saber que como en la mayoría de mercados, existen diversos intermediarios especializados en la búsqueda de oficinas, muchos de los cuales identificarás por los carteles de oficinas disponibles que veas por la calle. Frente a estas empresas tienes, entre otras, las siguientes opciones para buscar una oficina:

  • Llamar a una de ellas y confiarle tu búsqueda completa, de modo que sea dicha empresa la que recopile toda la oferta disponible acorde a tus parámetros de búsqueda. Es una manera cómoda y rápida de conocer el mercado y sólo tendrás interlocución con una empresa.
  • Llamar sólo a las empresas cuyos carteles de oficina disponible veas en la calle y solamente solicitar información de dichas oficinas, sin revelar tus necesidades exactas de búsqueda. Hablarás con muchas empresas diferentes.
  • Llamar a varios intermediarios y transmitir a todos tus parámetros de búsqueda, de modo que cada uno de ellos te haga llegar un listado de opciones disponibles.

Cada una de estas alternativas tiene ventajas e inconvenientes que valoraremos en el futuro pero vaya por delante que todas son lícitas y válidas y que la elección de una u otra estará condicionada casi siempre por el tiempo que puedas dedicarle a buscar una oficina.

Éstos han sido pues nuestros consejos preliminares para buscar una oficina. Esperamos que te sirvan para «echar a andar» pero te emplazamos a que sigas atento a este blog; profundizaremos y ampliaremos varios de los puntos aquí tratados.

¿Tienes alguna duda o cuestión que nos quieras transmitir? ¿Te enfrentas o te has enfrentado a alguna problemática llegado el momento de buscar una oficina y que quieras compartir con nosotros? Somos todo oídos…